Chatter活用ガイドライン

【草案】Chatter活用ガイドライン

Chatterを有効的に活用していくための社内ルールや運用方法などを施策する。

Chatter導入の目的

  • 部門を超えた情報共有、意見交換の効率化。
  • 社内コミュニケーションの活性化。
  • 情報/ノウハウの共有、蓄積。

設定ルール

  • プロファイル写真に本人の顔写真を掲載する。
  • 名前は漢字とローマ字を併記(姓に漢字、名にローマ字)。
    • メンションを付けるときや検索の時、便利。
  • 自己紹介欄に担当業務、簡単な自己紹介などを記入。
  • メール設定でグループ宛ての投稿にもメール通知が来るよう設定する。
    • [自分が参加しているグループの頻度]を「各投稿のメール」に変更
  • 役職欄に部署名と内線番号を記入する。
  • 各自のPCにChatterデスクトップをインストールする。
    • 投稿が来たのをポップアップで通知してくれる。
  • スマホにアプリをインストールする。
    • 社外からも投稿・確認ができる。
  • スマホアプリの通知設定で、通知が来た時にバイブまたは着信音が鳴るよう設定する。
  • 退職者のアカウントは速やかに削除する。

投稿ルール

  • 社員全体への情報発信はChatterで投稿する。
    • 最初に @[ラジカル沖縄 全体] と記入するか、【グループ】-【ラジカル沖縄 全体】から投稿する。
  • メンション(@[ユーザ名]または@[グループ名])で、知らせたい相手を指定する。
    • 対象者にメールが飛ぶので、投稿を見落とす危険性を減らすことが出来る。
  • 原則、業務に関連したコミュニケーションにのみ利用。
  • 飲み会などの社内親睦に関する投稿も可。
  • 多少の脱線は容認。
  • 自分宛ての投稿を確認したら、いいね!をクリックする。
    • 内容を確認したということを投稿者に伝えるため。
    • いいね!をクリックすると、その投稿のコメントもメール通知してくれる。
  • 新入社員の情報は、自己紹介も兼ねて本人に投稿させる。
  • 密性の高い情報や顧客の守秘義務がある情報などは関係者のみの非公開グループで行う。
  • フォローに関しては特にルールを設けず、個々の判断に任せる。
    • 同じ部署のメンバーのみとか、よくやりとりをする相手のみとか。全員をフォローしたい人はしても良し。

グループ作成ルール

  • 目的や内容別に応じてグループを作成する。
  • 誰でも自由に作成可。

便利な活用法

  • 投稿内容に関連するトピックを付けると、後から投稿を検索するとき便利。
  • メールアドレスをGmailや携帯アドレスなどに変えると、自宅PCや携帯からも通知メールをチェック出来るので便利。
    • 特にガラケーユーザやスマホアプリが使えない人にとっては有効。
    • スマホアプリでは確認出来ないメッセージの通知も確認できる。
    • メールに直接返信することでその投稿/コメントへ書き込みが可能。

周知徹底させるためには

  • 利用マニュアルを文書化して共有する。
  • 説明会を開く。
意図的に盛り上げる
  • 推進メンバーが積極的に発言。
  • 事前に根回しをして協力を得る。
    • 発言力のあるユーザーから投稿/コメントしてもらう
なぜ必要か?
  • ユーザー全員が一気に活用し始めるのは難しい。
  • 盛り上がっていない所に人は集まらない。
  • まずは先行している活用者を見極め、活用方法を探り、その周囲を動かしていくのが効果的。
最終更新:2014年10月30日 18:59